چرا به تلفن فکس نیاز داریم؟
شاید با خودت فکر کنی تو این دنیای پر از ایمیل و واتساپ، دیگه فکس به چه درد می‌خوره؟ اما هنوز هم خیلی جاها تلفن فکس یه ابزار ضروریه.

اول از همه، تو خیلی از سازمان‌های دولتی، شرکت‌های حقوقی، مطب‌ها و مراکز درمانی، ارسال مدارک با فکس امن‌تر از ایمیله. چون فکس مستقیم به یه دستگاه خاص می‌ره، نه مثل ایمیل که ممکنه هک بشه یا اسپم بشه.

دوم اینکه، فکس تو ارسال اسناد امضاشده خیلی کاربرد داره. بعضی فرم‌ها و قراردادها باید سریع و رسمی ارسال بشن، و فکس هنوز تو این زمینه قابل اعتماده. مخصوصاً جایی که اینترنت ضعیفه یا قطع می‌شه، تلفن فکس نجات‌دهنده‌ست!

یه نکته دیگه اینکه تلفن‌های فکس جدید، ترکیبی هستن؛ یعنی تلفن، فکس، کپی و حتی اسکن رو یکجا دارن. این باعث می‌شه فضای کمتری اشغال بشه و کارها سریع‌تر انجام بشه.

پس اگه با کارای اداری، مشتری، مطب یا قرارداد سر و کار داری، یه دستگاه فکس خوب هنوزم می‌تونه حسابی به کارت بیاد!
موارد استفاده از فکس در ادارات و کسب‌وکارها
شاید فکر کنیم فکس دیگه قدیمی شده، ولی تو خیلی از اداره‌ها و کسب‌وکارها هنوز جزو ابزارهای ضروریه. یکی از مهم‌ترین جاها، دفاتر حقوقی و قراردادهاست. خیلی از قراردادها، فرم‌ها و اسناد رسمی باید سریع و با امضای دستی ارسال بشن، و فکس این کارو بی‌دردسر انجام می‌ده.

تو مراکز درمانی و مطب‌ها هم برای ارسال پرونده پزشکی یا اطلاعات بیمار بین کلینیک‌ها از فکس استفاده می‌شه، چون هم سریع‌تره و هم به لحاظ قانونی قابل قبوله.

بانک‌ها و مؤسسات مالی هم گاهی برای ارسال فرم‌های حساس یا گزارش‌های مالی از فکس کمک می‌گیرن، مخصوصاً تو مناطق با اینترنت ضعیف.

همچنین کسب‌وکارهای بین‌المللی که با کشورهای مختلف در ارتباطن، برای انتقال اسناد رسمی هنوز به فکس وابسته‌ان. خلاصه، فکس هنوز هم تو دنیای اداری کلی کاربرد داره!
مزایای فکس نسبت به ایمیل در برخی موارد
با اینکه ایمیل خیلی رایج شده، فکس تو بعضی موقعیت‌ها مزایای خاصی داره. اول اینکه فکس ارتباط مستقیم و امن‌تری فراهم می‌کنه چون سند به طور مستقیم به دستگاه گیرنده ارسال می‌شه، پس احتمال هک یا گم شدن کمتره. دوم، فکس برای ارسال اسناد امضاشده رسمی و قانونی بهتره چون فرم‌ها و قراردادها رو بدون نیاز به اسکن و ارسال دیجیتال، سریع‌تر می‌فرسته. در مواردی که اینترنت قطع باشه یا ضعیف، فکس بدون مشکل کار می‌کنه. به همین دلایل، فکس هنوز تو کسب‌وکارها محبوبه.
نقش فکس در ارسال اسناد رسمی و حقوقی​
فکس هنوز نقش مهمی در ارسال اسناد رسمی و حقوقی داره. این دستگاه امکان ارسال سریع و امن مدارک مثل قراردادها، فرم‌های امضا شده و مدارک قضایی رو فراهم می‌کنه. برخلاف ایمیل، فکس انتقال مستقیم بین دستگاه‌ها انجام می‌ده و کمتر احتمال دستکاری یا هک وجود داره. همچنین، دریافت نسخه کاغذی سند، اثبات حقوقی قوی‌تری ایجاد می‌کنه که تو محاکم و ادارات رسمی اهمیت زیادی داره. به همین دلیل، بسیاری از سازمان‌ها و دفاتر حقوقی هنوز به فکس اعتماد دارند.
انواع دستگاه‌های تلفن فکس موجود در بازار
شاید تصور کنیم فکس دیگه کاربرد نداره، اما تو خیلی از اداره‌ها، شرکت‌ها و حتی بعضی کسب‌وکارهای خُرد هنوز جای خودش رو حفظ کرده. برای اینکه بتونی فکس مناسب کارت رو انتخاب کنی، خوبه با انواع مدل‌های موجود تو بازار آشنا باشی. هر کدوم از این فکس‌ها تکنولوژی خاص خودشونو دارن و برای نیازهای متفاوتی طراحی شدن. تو ادامه، به چهار نوع اصلی فکس می‌پردازیم:
فکس حرارتی (Thermal Fax)
فکس‌های حرارتی یکی از ساده‌ترین و ارزون‌ترین مدل‌های فکسن. این دستگاه‌ها برای چاپ اطلاعات از کاغذ مخصوص حرارتی استفاده می‌کنن. یعنی هیچ جوهری مصرف نمی‌کنن و متن با حرارت روی کاغذ ظاهر می‌شه.

مزایا:

قیمت اولیه پایین
مصرف کم انرژی
نیاز نداشتن به تونر یا کارتریج

معایب:

کیفیت چاپ پایین‌تر
نوشته‌ها ممکنه با گذر زمان محو بشن
فقط با کاغذ مخصوص کار می‌کنه

این مدل‌ها معمولاً تو مشاغلی کاربرد دارن که حجم فکس پایینی دارن یا نیاز به نگهداری بلندمدت اسناد ندارن.
فکس کاربنی (Ink Film Fax)
فکس‌های کاربنی یا فیلم‌دار، با استفاده از نوار جوهر (Film) روی کاغذ معمولی چاپ می‌کنن. کیفیت چاپ نسبت به فکس حرارتی بهتره و هزینه نگهداریش هم نسبتاً مناسبه.

مزایا:

کیفیت چاپ بهتر
استفاده از کاغذ معمولی
مناسب برای مصارف اداری سبک

معایب:

نیاز به تعویض دوره‌ای فیلم جوهر
سرعت چاپ متوسط

این مدل برای دفاتر کوچک یا شرکت‌هایی که نیاز به چاپ واضح‌تر دارن، گزینه‌ی اقتصادی و مناسبیه.
فکس لیزری (Laser Fax)
فکس لیزری حرفه‌ای‌ترین و باکیفیت‌ترین نوع فکسه. تکنولوژی چاپ لیزری باعث می‌شه متن‌ها کاملاً واضح و بدون محوشدگی چاپ بشن. این دستگاه‌ها معمولاً سرعت بالایی دارن و برای حجم کاری زیاد طراحی شدن.

مزایا:

کیفیت چاپ بسیار بالا
مناسب برای استفاده سنگین و مداوم
استفاده از تونر بادوام

معایب:

قیمت اولیه بالا
نیاز به نگهداری تخصصی‌تر

اگه شرکتت حجم زیادی از اسناد فکس می‌کنه یا اسناد حقوقی مهمی داری، این مدل انتخاب خوبیه.
فکس چندکاره (پرینت، کپی، اسکن، فکس)​
فکس‌های چندکاره در واقع دستگاه‌هایی هستن که چند کار مختلف رو همزمان انجام می‌دن. معمولاً چاپگر، کپی و اسکنر دارن و بهت کمک می‌کنن فضای کمتری اشغال بشه.

مزایا:

صرفه‌جویی در فضا و هزینه
امکانات متنوع در یک دستگاه
مناسب برای دفاتر اداری

معایب:

در صورت خرابی یکی از بخش‌ها، کل دستگاه ممکنه از کار بیفته
نیاز به مراقبت و نگهداری دقیق‌تر

مدل‌های چندکاره انتخاب هوشمندانه‌ای برای دفاتر مدرن و کسب‌وکارهایی هستن که می‌خوان با یک دستگاه، چند کار انجام بدن.

هر نوع فکس مزایا و کاربرد خاص خودش رو داره. اگه استفاده‌ت محدوده، فکس حرارتی یا کاربنی کافیه. ولی برای استفاده حرفه‌ای، فکس لیزری یا چندکاره انتخاب مطمئن‌تریه. موقع خرید حتماً به حجم کاری، کیفیت چاپ مورد نیاز و بودجه‌ت توجه کن تا بهترین انتخاب رو داشته باشی.
نکات مهم در خرید تلفن فکس مناسب
در انتخاب دستگاه فکس مناسب، باید به نیازهای خاص خودتون توجه کنید. برای استفاده‌های ساده، مدل‌های پایه با امکانات محدود کافی هستن. اما برای سازمان‌ها و دفاتر پرکاربرد، دستگاه‌هایی با قابلیت‌های پیشرفته‌تر، ظرفیت حافظه بالا و امکانات اضافی مثل Caller ID و حافظه تماس‌ها توصیه می‌شن. با در نظر گرفتن این نکات، می‌تونید دستگاه فکسی انتخاب کنید که بهترین پاسخ‌گو به نیازهای شما باشه.
بررسی نیازهای سازمانی و شخصی
اولین قدم در خرید دستگاه فکس، مشخص کردن نیازهای خودتونه. اگه برای استفاده شخصی یا دفاتر کوچک دنبال فکس هستید، مدل‌های ساده‌تر با امکانات پایه کفایت می‌کنن. اما برای سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ‌تر، دستگاه‌هایی با قابلیت‌های پیشرفته‌تر و ظرفیت بالاتر مناسب‌ترن. به عنوان مثال، فکس‌های چندکاره که امکان پرینت، کپی و اسکن رو هم دارن، برای دفاتر پرکاربرد گزینه‌ی خوبی هستن .
تعداد خطوط تلفن و ظرفیت حافظه
تعداد خطوط تلفن در دستگاه فکس اهمیت زیادی داره. برخی مدل‌ها امکان اتصال به چند خط تلفن رو دارن که برای سازمان‌هایی با حجم بالای ارسال و دریافت فکس مفیده. همچنین، ظرفیت حافظه دستگاه نقش مهمی در ذخیره‌سازی فکس‌های دریافتی داره. دستگاه‌هایی با حافظه بالا می‌تونن فکس‌ها رو ذخیره کنن تا در زمان مناسب چاپ بشن، که این ویژگی در مواقعی که کاغذ تموم شده یا دستگاه خاموشه، بسیار کاربردیه .
قابلیت‌های اضافی مانند Caller ID و حافظه تماس‌ها
قابلیت‌های اضافی مثل نمایش شماره تماس‌گیرنده (Caller ID) و حافظه تماس‌ها، در افزایش کارایی دستگاه فکس تأثیرگذار هستن. با Caller ID می‌تونید قبل از پاسخ دادن به تماس، شماره تماس‌گیرنده رو ببینید و در صورت لزوم، تماس‌های ناخواسته رو نادیده بگیرید. حافظه تماس‌ها هم به شما امکان می‌ده تا شماره‌های پرتکرار رو ذخیره کنید و به سرعت به اون‌ها دسترسی داشته باشید .
معرفی برندهای معتبر تلفن فکس
اگر دنبال خرید دستگاه فکس هستی و نمی‌دونی کدوم برند بهتره، این راهنما می‌تونه کمکت کنه. در ادامه، به بررسی چهار برند معتبر در زمینه فکس می‌پردازیم:
تلفن فکس پاناسونیک (Panasonic)
پاناسونیک یکی از برندهای قدیمی و معتبر در زمینه تجهیزات اداریه. دستگاه‌های فکس این شرکت به کیفیت ساخت بالا، دوام و امکانات متنوع معروفن. مدل‌هایی مثل KX-FP388 و KX-FT981 از جمله مدل‌های محبوب در بازار هستن. این دستگاه‌ها معمولاً دارای حافظه بالا، قابلیت اتصال به چند خط تلفن و امکاناتی مثل Caller ID هستن. همچنین، برخی مدل‌ها امکان اتصال به کامپیوتر و ارسال فکس از طریق اینترنت رو دارن.
تلفن فکس برادر (Brother)
برادر یکی دیگه از برندهای معتبر در زمینه فکس و پرینتره. دستگاه‌های فکس این شرکت به سرعت بالا، کیفیت چاپ عالی و امکانات پیشرفته معروفن. مدل‌هایی مثل FAX-2840 و FAX-2940 از جمله مدل‌های پرفروش هستن. این دستگاه‌ها معمولاً دارای حافظه بالا، قابلیت ارسال فکس به چندین شماره همزمان و امکاناتی مثل فکس از طریق کامپیوتر هستن.
تلفن فکس شارپ (Sharp)
شارپ یکی از برندهای ژاپنی معتبر در زمینه تجهیزات اداریه. دستگاه‌های فکس این شرکت به طراحی زیبا، کیفیت ساخت بالا و امکانات متنوع معروفن. مدل‌هایی مثل UX-355L و UX-B700 از جمله مدل‌های محبوب در بازار هستن. این دستگاه‌ها معمولاً دارای حافظه بالا، قابلیت اتصال به چند خط تلفن و امکاناتی مثل Caller ID هستن.
تلفن فکس کنون (Canon)​
کانن یکی از برندهای معتبر در زمینه تجهیزات اداریه. دستگاه‌های فکس این شرکت به کیفیت چاپ بالا، سرعت بالا و امکانات پیشرفته معروفن. مدل‌هایی مثل FAXPHONE L100 و LASER CLASS 810 از جمله مدل‌های پرفروش هستن. این دستگاه‌ها معمولاً دارای حافظه بالا، قابلیت ارسال فکس به چندین شماره همزمان و امکاناتی مثل فکس از طریق کامپیوتر هستن.
مقایسه فکس سنتی با فکس اینترنتی
تا چند سال پیش، ارسال فکس فقط با دستگاه‌های فکس سنتی ممکن بود. این دستگاه‌ها به خط تلفن ثابت نیاز دارن و اسناد رو به‌صورت فیزیکی ارسال می‌کنن. اما با پیشرفت فناوری، فکس اینترنتی یا همان “eFax” وارد میدان شد و همه‌چیز رو تغییر داد.

فکس سنتی برای شرکت‌هایی که اسناد رسمی زیادی دارن یا نیاز به کپی فیزیکی فوری دارن، همچنان کاربردیه. اما این روش هزینه‌بره (کاغذ، کارتریج، تعمیر دستگاه و خط تلفن) و محدود به مکان فیزیکیه. یعنی حتماً باید توی شرکت باشی تا فکس ارسال یا دریافت کنی.

در مقابل، فکس اینترنتی نیازی به دستگاه یا خط تلفن نداره. فقط با اینترنت، لپ‌تاپ یا گوشی می‌تونی فکس ارسال یا دریافت کنی. فایل‌ها به‌صورت PDF فرستاده می‌شن و همه‌چیز دیجیتال و بدون دردسره.

اگه دنبال سرعت، صرفه‌جویی و انعطاف‌پذیری هستی، فکس اینترنتی انتخاب بهتریه. ولی اگه امنیت و اسناد کاغذی برات مهم‌تره، فکس سنتی هنوز حرف برای گفتن داره. انتخاب با توئه!
قیمت تلفن فکس و عوامل مؤثر بر آن
اگه قصد خرید تلفن فکس داری، حتماً متوجه شدی که قیمت‌ها خیلی متنوع هستن. از مدل‌های ساده و جمع‌وجور گرفته تا دستگاه‌های چندکاره و پیشرفته. دلیل این تفاوت قیمت چیه؟ چند عامل اصلی توی قیمت فکس تأثیر مستقیم دارن.

اولین عامل نوع فکسه. فکس‌های حرارتی معمولاً ارزون‌ترن، چون تکنولوژی ساده‌تری دارن. فکس‌های کاربنی قیمت متوسطی دارن و هزینه مصرفی هم دارن. فکس‌های لیزری گرون‌ترن اما کیفیت چاپ بالاتری دارن و برای استفاده سنگین مناسب‌ترن.

عامل دوم قابلیت‌های اضافیه. مثلاً اگه دستگاه فکس، چندکاره باشه و بتونه اسکن، پرینت و کپی هم انجام بده، طبیعیه که قیمتش بیشتر باشه. امکاناتی مثل Caller ID، حافظه تماس‌ها یا اتصال به شبکه هم روی قیمت اثر می‌ذارن.

برند دستگاه هم خیلی مهمه. برندهای معتبر مثل Panasonic، Brother و Sharp معمولاً قیمت بالاتری دارن ولی خدمات پس از فروش و دوام بیشتری ارائه می‌دن.

در نهایت، قیمت فکس بسته به نیازت می‌تونه بین حدود ۳ تا ۱۰ میلیون تومان متغیر باشه. پس قبل از خرید، خوب بررسی کن که دقیقاً دنبال چه امکاناتی هستی.
نکات نگهداری و افزایش عمر دستگاه فکس
اگر می‌خوای دستگاه فکست عمر طولانی‌تری داشته باشه و همیشه با کیفیت خوب کار کنه، باید به نگهداری درستش اهمیت بدی. خیلی وقتا خرابی دستگاه به خاطر استفاده نادرست یا بی‌توجهی به نگهداری پیش میاد، نه به خاطر کیفیت پایین دستگاه.
نحوه تمیز کردن و نگهداری صحیح
هر چند وقت یک‌بار، مخصوصاً اگه استفاده زیادی از دستگاه داری، باید سطح بیرونی دستگاه رو با یک دستمال نرم و کمی مرطوب پاک کنی تا گرد و غبار وارد محفظه نشه. از پاک‌کننده‌های قوی استفاده نکن چون ممکنه به بدنه یا اجزای داخلی آسیب برسونن.

اگه دستگاهت دارای اسکنر یا بخش ورود کاغذه، حتماً مطمئن شو که هیچ‌وقت کاغذ چروک یا کثیف واردش نمی‌کنی. وجود گرد و خاک روی کاغذ یا غلتک‌های داخلی می‌تونه کیفیت چاپ یا اسکن رو پایین بیاره. برای فکس‌های لیزری یا کاربنی، تمیز کردن هد چاپ و تعویض به‌موقع کارتریج یا فیلم هم خیلی مهمه.

نکات تکمیلی

دستگاه رو در محیطی خشک و دور از تابش مستقیم نور خورشید نگه دار.
در زمان‌های بیکاری طولانی، برق دستگاه رو قطع کن.
برای مدل‌های چندکاره، درایورها رو به‌روز نگه دار تا عملکرد نرم‌افزاری خوبی داشته باشن.

با رعایت این نکات ساده، می‌تونی تا چند سال با خیال راحت از دستگاه فکست استفاده کنی.

آیا فکس هنوز کاربرد دارد؟

شاید فکر کنی فکس دیگه قدیمی شده و کسی ازش استفاده نمی‌کنه، اما واقعیت اینه که هنوز هم توی خیلی از ادارات و سازمان‌ها کاربرد داره. مخصوصاً جاهایی مثل بیمارستان‌ها، دفاتر حقوقی، بانک‌ها و شرکت‌های دولتی که با اسناد رسمی، فرم‌ها یا قراردادهای حساس سروکار دارن.

دلیلش هم واضحه؛ چون فکس یه روش قابل اطمینانه که اسناد رو بدون نیاز به اینترنت، سریع و مستقیم منتقل می‌کنه. برخلاف ایمیل، که ممکنه فیلتر بشه یا وارد اسپم بره، فکس معمولاً به مقصد می‌رسه و گیرنده هم راحت می‌تونه اون رو چاپ کنه یا بایگانی کنه.

حتی الان فکس اینترنتی هم اومده که راحت‌تره و نیاز به دستگاه نداره. پس بله، فکس هنوز زنده‌ست و توی بعضی حوزه‌ها همچنان یه ابزار ضروری به حساب میاد.

تفاوت بین فکس کاربنی و لیزری چیست؟

وقتی دنبال خرید دستگاه فکس می‌گردی، احتمالاً با دو نوع رایج روبه‌رو می‌شی: فکس کاربنی و فکس لیزری. هرکدوم مزایا و معایب خودش رو داره و بهتره قبل از انتخاب، دقیق بدونی چی به کارت میاد.

فکس کاربنی با استفاده از رول جوهری (فیلم کاربنی) روی کاغذ معمولی چاپ می‌کنه. این دستگاه‌ها ساده‌تر و ارزان‌تر هستن، ولی ممکنه کیفیت چاپ پایین‌تری داشته باشن و مصرف مواد مصرفی‌شون بیشتر باشه.

در مقابل، فکس‌های لیزری با تکنولوژی مشابه پرینترهای لیزری کار می‌کنن. کیفیت چاپ بالا، سرعت بیشتر و مصرف کمتر مواد مصرفی، از ویژگی‌های مهم این مدل‌هاست. البته قیمت اولیه‌شون بالاتره.

ویژگی‌ها
فکس کاربنی (Ink Film)
فکس لیزری (Laser Fax)

کیفیت چاپ
معمولی تا خوب
بالا و حرفه‌ای

هزینه اولیه
پایین‌تر
بالاتر

هزینه مواد مصرفی
بیشتر (رول کاربنی)
کمتر (تونر)

سرعت چاپ
کندتر
سریع‌تر

میزان مصرف انرژی
کمتر
بیشتر

نگهداری
ساده‌تر
پیچیده‌تر

مناسب برای
استفاده خانگی یا کم‌حجم
استفاده اداری و حجم بالا

هر کدوم رو با توجه به نیازت انتخاب کن. اگه استفاده‌ت زیاده و کیفیت برات مهمه، مدل لیزری بهتره. ولی اگه بودجه‌ات محدوده و مصرفت کمه، مدل کاربنی کفایت می‌کنه.

آیا می‌توان فکس را به کامپیوتر متصل کرد؟​

بله، در بسیاری از مدل‌های فکس این امکان وجود داره که دستگاه رو به کامپیوتر وصل کنی و از قابلیت‌های بیشترش بهره ببری. فکس‌هایی که دارای پورت USB یا قابلیت شبکه هستن، معمولاً اجازه می‌دن اسناد فکس‌شده مستقیم به کامپیوتر ارسال بشن یا حتی از طریق نرم‌افزار مخصوص، از کامپیوتر فکس ارسال کنی.

برخی مدل‌ها با قابلیت “PC Fax” عرضه می‌شن، که به کاربر این امکان رو می‌دن بدون چاپ گرفتن، فایل موردنظر رو مستقیماً از رایانه فکس کنه. این قابلیت هم در مصرف کاغذ صرفه‌جویی می‌کنه، هم سرعت کار رو بالا می‌بره.

اگه قصد داری دستگاه فکست رو به سیستم وصل کنی، بهتره قبل از خرید از سازگاری مدل با ویندوز یا مک و داشتن درایورها اطمینان پیدا کنی. اتصال فکس به کامپیوتر یه قدم ساده برای هوشمندتر کردن روند اداریه.