آموزش قدم به قدم تنظیم دیزا و راه‌اندازی گویا سانترال NS500

آموزش قدم به قدم تنظیم دیزا و راه‌اندازی گویا سانترال NS500 (مثل آب خوردن!)

تا حالا شده به یک شرکت زنگ بزنید و صدای شفافی بگوید: «سلام، خوش آمدید. برای ارتباط با واحد فروش عدد ۱…» و پیش خودتان بگویید: “عجب سیستم حرفه‌ای و منظمی!”؟ خب، خبر خوب این است که دستگاه سانترال پاناسونیک KX-NS500 که در شرکت دارید، استاد این کار است. راه اندازی دیزا (یا همان منشی تلفنی خودکار) نه تنها کلاس کاری شما را بالا می‌برد، بلکه منشی شرکت را از پاسخ دادن به سوالات تکراری نجات می‌دهد.

اما صبر کنید! برنامه ریزی سانترال ns500 برای تلفن گویا قلق‌های خاصی دارد که اگر ندانید، صدای ضبط شده پخش نمی‌شود یا بدتر، مشتری در یک حلقه بی‌پایان گیر می‌کند. در این مقاله، می‌خواهیم بدون نیاز به دانلود نرم افزار سانترال پاناسونیک ns500 (چون همه چیز تحت وب است)، آموزش سانترال ns500 در بخش دیزا را با هم جلو ببریم و تمام حفره‌های احتمالی را پر کنیم.

قدم صفر: قانون طلایی فرمت صدا (مهم‌ترین بخش!)

۹۰٪ کسانی که در راه اندازی تلفن گویا سانترال پاناسونیک به مشکل می‌خورند، همین‌جا اشتباه می‌کنند. شما نمی‌توانید صدای ضبط شده با گوشی موبایل (MP3 یا M4A) را مستقیم روی دستگاه آپلود کنید. سانترال پاناسونیک زبان خاص خودش را دارد.

فرمت فایل صوتی باید دقیقاً این باشد:

• Format: WAV
• Codec: PCM
• Sample Rate: 8000 Hz (8kHz)
• Bit Depth: 16-bit
• Channel: Mono

نکته: اگر این کار را نکنید، دستگاه ارور می‌دهد یا صدای خش‌دار پخش می‌کند. از نرم‌افزارهای تبدیل فرمت آنلاین یا نرم‌افزار ساده‌ای مثل Audacity استفاده کنید تا فایل‌تان را استاندارد کنید.

قدم اول: آپلود صدا روی دستگاه

حالا که فایل استاندارد دارید، بیایید آن را روی دستگاه بنشانیم.

1. وارد محیط وب دستگاه شوید (با یوزر INSTALLER).
2. به مسیر Utility -> File Transfer PC to PBX بروید.
3. گزینه Message File را انتخاب کنید.
4. اینجا باید یک شماره به پیام‌تان بدهید (OGM Number). پیشنهاد می‌کنم از ۵۰۱ شروع کنید. (این عدد را یادتان باشد، بعداً لازمش داریم).
5. فایل را آپلود کنید. تمام!

قدم دوم: تنظیمات دیزا ns500 (ساخت منو)

حالا باید به دستگاه بگوییم وقتی این صدا پخش شد و مشتری عدد ۱ را زد، چه اتفاقی بیفتد.

1. به مسیر Optional Device -> DISA -> Automated Attendant (AA) بروید.
2. روی شماره پیامی که آپلود کردید (مثلاً ۵۰۱) کلیک کنید.
3. یک جدول می‌بینید که اعداد ۰ تا ۹ را دارد.
4. جلوی عدد ۱، شماره داخلی واحد فروش (مثلاً ۱۰۱) را بنویسید.
5. جلوی عدد ۲، شماره واحد پشتیبانی و…
6. دکمه Apply را بزنید.

قدم سوم: مسیر دهی تماس و تنظیمات فعالسازی تلفن گویا سانترال ns500

صدا هست، منو هم هست، اما هنوز خطوط شهری به این منو وصل نیستند. یعنی اگر کسی زنگ بزند، هنوز گوشی اپراتور زنگ می‌خورد. بیایید مسیر را عوض کنیم.

1. به مسیر CO & Incoming Call -> DIL Table & Port Settings بروید.
2. در اینجا لیست خطوط شهری را می‌بینید.
3. در ستون DIL Destination (برای شیفت روز)، به جای شماره داخلی اپراتور، شماره پیامی که آپلود کردید را وارد کنید (یعنی همان ۵۰۱).
4. حالا هر کسی به خط شهری زنگ بزند، مستقیم به پیغام ۵۰۱ (منشی گویا) هدایت می‌شود.

قدم چهارم: مدیریت بحران (وقتی داخلی اشغال است یا مشتری عدد نمی‌زند)

این همان جایی است که حرفه‌ای‌ها را از آماتورها جدا می‌کند. فرض کنید مشتری عدد ۱ را زد، اما داخلی ۱۰۱ مشغول بود. یا مشتری حواسش پرت شد و هیچ عددی نزد. تماس قطع شود؟ ابداً!

تنظیمات Intercept Routing (نجات تماس): در همان تنظیمات DISA، بخشی به نام Intercept وجود دارد.

• Busy: اگر مقصد مشغول بود، تماس را بفرست به داخلی اپراتور (مثلاً ۱۰۰).
• No Dial: اگر مشتری بعد از ۵ ثانیه (زمان تایمر) هیچ دکمه‌ای نزد، خودکار وصل شود به اپراتور.

با این کار، هیچ تماسی از دست نمی‌رود.

سوالات متداول که شاید نپرسید (ولی باید بدانید)

آیا می‌توانم برای شب یک پیام جداگانه بگذارم؟

بله! یک صدای دیگر ضبط کنید (مثلاً با شماره ۵۰۲: “الان تعطیل هستیم…”). سپس در جدول DIL Table، برای ستون Night، شماره ۵۰۲ را وارد کنید. (البته باید جدول زمانی یا Time Table دستگاه را هم تنظیم کرده باشید).

چرا وقتی عدد ۱ را می‌زنم، تماس وصل نمی‌شود؟

احتمالاً تلفن‌های داخلی شما در حالت “بستن صفر” یا محدودیت تماس هستند، یا تایمرهای DTMF دستگاه خیلی حساس تنظیم شده‌اند. اگر گیج شدید، بخش عیب یابی سانترال سایت ما را چک کنید.

نتیجه‌گیری

راه اندازی دیزا روی سانترال NS500 شاید در نگاه اول پیچیده به نظر برسد، اما اگر همین مراحل (مخصوصاً فرمت صدا و تنظیمات Intercept) را رعایت کنید، سیستمی خواهید داشت که مثل ساعت کار می‌کند.

اگر حس می‌کنید این تنظیمات کمی فنی است یا وقت کافی برای سروکله زدن با منوهای تو در تو را ندارید، نگران نباشید. تیم فنی عصر ارتباطات قائمین (نمایندگی شرق تهران) آماده است تا سیستم شما را به صورت حرفه‌ای (با سناریوهای چند لایه و پیچیده) برنامه‌ریزی کند. یادتان نرود، تمام خدمات و محصولات ما (از جمله خود دستگاه سانترال NS500) با گارانتی بی قید و شرط ۲۰ ماهه ارائه می‌شود تا خیال‌تان از بابت پشتیبانی راحت باشد.