راه‌اندازی تلفن گویا روی سانترال ۸۲۴ پاناسونیک + تنظیم شیفت کاری

راهنمای کامل و عملی: راه‌اندازی تلفن گویا روی سانترال ۸۲۴ پاناسونیک + تنظیم شیفت کاری

بیایید روراست باشیم؛ هیچ‌کس دوست ندارد وقتی با شرکتی تماس می‌گیرد، فقط صدای “بوق… بوق…” بشنود. مشتری‌های امروز کم‌حوصله‌اند. اگر همان لحظه اول کسی تحویلشان نگیرد، قطع می‌کنند و سراغ رقیب می‌روند. راه‌حلش چیست؟ یک منشی تلفنی یا همان تلفن گویا (DISA) که با صدای گرم و حرفه‌ای مشتری را راهنمایی کند: “برای بخش فروش عدد ۱، پشتیبانی عدد ۲…”

اگر در دفترتان یک دستگاه سانترال KX-TES824 یا TEM824 دارید (همان دستگاه‌های سفید و جان‌سختی که در اکثر شرکت‌های ایرانی می‌بینیم)، خبر خوب این است که این دستگاه‌ها قابلیت تلفن گویا را به صورت پیش‌فرض دارند.

در این راهنما، ما در تیم فنی عصر ارتباطات قائمین، می‌خواهیم بدون حرف‌های پیچیده و قلمبه‌سلمبه، دقیقاً بگوییم چطور این سیستم را راه بیندازید. چه با تلفن، چه با لپ‌تاپ.

جعبه‌ابزار: قبل از شروع چه چیزهایی لازم داریم؟

قبل از اینکه دست به آچار شویم، مطمئن شوید این سه مورد آماده است:

1. دستگاه سانترال ۸۲۴: (بدیهی است!)
2. کارت DISA (مدل KX-TE82491): درست است که دستگاه ۸۲۴ به صورت پیش‌فرض یک کانال گویا دارد، اما اگر ترافیک تماس‌هایتان بالاست، احتمالاً این کارت اضافی را روی دستگاه نصب کرده‌اید. (اگر ندارید هم نگران نباشید، با همان پیش‌فرض دستگاه کارمان راه می‌افتد).
3. تلفن مدیریتی KX-T7730: این همان تلفن سفید بزرگی است که کلی دکمه دارد. بدون این تلفن، برنامه‌ریزی دستی تقریباً غیرممکن است. تلفن باید حتماً به جک ۰۱ (داخلی ۱۰۱) وصل باشد.

روش اول: راه‌اندازی با تلفن ۷۷۳۰ (روش کلاسیک)

خب، برویم سر اصل مطلب. تلفن ۷۷۳۰ را بردارید و مراحل زیر را قدم‌به‌قدم انجام دهید. اینجا جایی است که خیلی از نصاب‌ها گیر می‌کنند چون ترتیب دکمه‌ها را دقیق نمی‌دانند.

قدم اول: ضبط صدا (مهم‌ترین بخش)

قبل از اینکه به دستگاه بگوییم تماس‌ها را پخش کن، باید صدایی برای پخش کردن داشته باشیم. یک نکته که شاید هر جایی نشنوید: ضبط صدا با گوشی تلفن کیفیت جالبی ندارد. اگر می‌خواهید خیلی حرفه‌ای باشید، از یک کابل AUX استفاده کنید و صدای ضبط شده استودیویی را به پورت “External Music” دستگاه وصل کنید. اما اگر می‌خواهید با خود گوشی ضبط کنید، مراحل زیر را بروید:

1. دکمه PROGRAM را بزنید.
2. عدد ۹ و سپس ۱ را بزنید.
3. عدد ۱ را بزنید (این یعنی داریم پیغام شماره ۱ را ضبط می‌کنیم).
4. گوشی را بردارید. بعد از شنیدن صدای “بیپ”، با صدای رسا صحبت کنید.
5. بلافاصله بعد از تمام شدن صحبت، دکمه STORE (پایین گوشی) را بزنید تا ذخیره شود.

تست کردن صدا: برای اینکه ببینید چی ضبط کرده‌اید، به جای مرحله ۲ و ۳، کد ۹ > 2 > 1 را بزنید و گوش کنید.

قدم دوم: ورود به حالت برنامه‌ریزی

حالا باید وارد مغز دستگاه شویم.

• دکمه PROGRAM را بزنید.
• ستاره و مربع *# را فشار دهید.
• رمز دستگاه را وارد کنید (پیش‌فرض: ۱۲۳۴). حالا شما وارد محیط برنامه ریزی شدید (System Programming).

قدم سوم: فعال‌سازی تلفن گویا (کد ۵۰۰)

اینجا به دستگاه می‌گوییم: “وقتی تلفن زنگ خورد، خط را بردار و آن صدایی که ضبط کردیم را پخش کن.”

1. کد ۵۰۰ را وارد کنید.
2. دکمه SP-PHONE (اسپیکر) را بزنید تا وارد تنظیمات شوید.
3. روی صفحه می‌نویسد: Without AA.
4. با دکمه AUTO ANS (که کارش تغییر گزینه‌هاست) آن را تغییر دهید به With AA.
5. دکمه STORE را بزنید تا ذخیره شود.

قدم چهارم: تعیین مقصد کلیدها (کد ۵۰۱)

حالا مشتری تماس گرفته و صدا را می‌شنود. اگر عدد ۱ را زد چه اتفاقی بیفتد؟

1. در همان محیط برنامه‌ریزی، کد ۵۰۱ را بزنید.
2. دکمه SP-PHONE را بزنید.
3. روی صفحه می‌نویسد AA No. یعنی کدام عدد؟ عدد ۱ را روی کیبورد فشار دهید.
4. حالا جک یا داخلی مقصد را وارد کنید (مثلاً برای فروش داخلی ۱۰۲، وارد کنید: ۱۰۲).
5. دکمه STORE را بزنید.
6. همین کار را برای اعداد ۲، ۳ و… تکرار کنید.

قدم پنجم: هدایت خطوط شهری به گویا (کد ۴۱۴) – خیلی مهم

خیلی‌ها مراحل بالا را می‌روند اما تلفن گویا کار نمی‌کند! چرا؟ چون به خط شهری نگفته‌اند که “تو باید بروی روی حالت DISA”.

1. کد ۴۱۴ را وارد کنید.
2. دکمه SP-PHONE را بزنید.
3. با دکمه SP-PHONE خط شهری مورد نظر (مثلاً CO1) را انتخاب کنید (یا با ستاره * همه خطوط را انتخاب کنید).
4. با دکمه AUTO ANS حالت را تغییر دهید تا روی صفحه بنویسد: DISA: OGM 1.
5. دکمه STORE را بزنید.

تمام شد! الان سیستم شما آماده است.

روش دوم: راه‌اندازی با کامپیوتر (سریع و مدرن)

اگر لپ‌تاپ دارید و حوصله کد زدن با تلفن را ندارید، نرم‌افزار KX-TE Maintenance Console کار را راحت کرده. ما در پروژه‌های “عصر ارتباطات” معمولاً از این روش استفاده می‌کنیم چون دید بهتری می‌دهد.

1. دستگاه را با کابل USB به لپ‌تاپ وصل کنید.
2. وارد نرم‌افزار شوید (پسورد پیش‌فرض: ۱۲۳۴).
3. از منوی سمت چپ، گزینه DISA و سپس Automated Attendant را باز کنید.
4. یک جدول می‌بینید. خیلی راحت جلوی عدد ۱، شماره داخلی مورد نظر (مثلاً ۱۰۲) را بنویسید. جلوی عدد ۰ معمولاً داخلی اپراتور (۱۰۱) را می‌گذارند.
5. دکمه Apply یا OK را بزنید.
6. سپس به منوی CO Line Mode بروید و مود خطوط را روی DISA بگذارید.

فوت کوزه‌گری: تنظیم گویا برای شیفت‌های کاری (روز و شب)

فرض کنید می‌خواهید از ساعت ۸ صبح تا ۵ عصر، تلفن گویا بگوید “به شرکت خوش آمدید” و از ۵ عصر به بعد بگوید “ساعات کاری تمام شده”. این همان چیزی است که مشتری را راضی نگه می‌دارد.

برای این کار باید از قابلیت Time Service استفاده کنید:

1. تعریف ساعت‌ها (کد ۰۰۷): در این کد مشخص می‌کنید که روز از چه ساعتی شروع می‌شود و شب از چه ساعتی.
2. ضبط پیام دوم: با همان روشی که گفتیم (کد ۹۱)، یک پیام دیگر برای شب ضبط کنید (روی OGM 2).
3. تنظیم کد ۴۱۴: دوباره به کد ۴۱۴ بروید. این بار وقتی دکمه اسپیکر را می‌زنید، حالت‌های مختلف شیفت (Day/Night/Lunch) را می‌بینید.
   • برای حالت Day بگذارید روی DISA OGM 1.
   • برای حالت Night بگذارید روی DISA OGM 2.

حالا دستگاه به صورت خودکار سر ساعت مقرر، پیام را عوض می‌کند.

چرا محصولات پاناسونیک؟

ببینید، محصولات پاناسونیک به معنای واقعی کلمه “مقاوم” هستند. عمر طولانی این دستگاه‌ها باعث شده هنوز هم انتخاب اول خیلی از کسب‌وکارها باشند. اما مثل هر وسیله الکترونیکی دیگری، ممکن است روزی نیاز به سرویس پیدا کنند (مثلاً نوسان برق بزند و پاور بسوزد).

اینجاست که فرق خرید از یک جای معتبر مشخص می‌شود. ما در عصر ارتباطات قائمین، یک کار بی‌سابقه در ایران انجام داده‌ایم: گارانتی ۲۰ ماهه برای محصولات پاناسونیک. تقریباً هیچ‌جا چنین گارانتی طولانی‌مدتی پیدا نمی‌کنید. این یعنی ما به کیفیت کار و قطعاتمان ایمان داریم. علاوه بر این، خدمات پس از فروش و تعمیرات تخصصی ما همیشه در دسترس است تا اگر مشکلی پیش آمد، لنگ نمانید.

سوالات متداول

۱. چرا بعد از اینکه مشتری قطع می‌کند، خط اشغال می‌ماند؟

این مشکل رایج به خاطر سیگنالی به نام CPC است. مخابرات ایران گاهی این سیگنال را درست نمی‌فرستد و دستگاه نمی‌فهمد تماس قطع شده. باید تایمر CPC را در تنظیمات سانترال دقیق تنظیم کنید (معمولاً روی ۴۰۰ میلی‌ثانیه).

۲. می‌توانم تلفن گویا را چند مرحله‌ای کنم؟ (مثلاً ۱ را زد برود فروش، بعد دوباره ۱ را زد برود کارشناس ۱)

در سانترال ۸۲۴ این کار کمی محدود است و “تودرتو”ی پیچیده ندارد (برخلاف مدل‌های پیشرفته تحت شبکه). اما می‌توانید با ترفندهایی تا ۳ مرحله را پیاده‌سازی کنید که نیاز به تنظیمات دقیق‌تری دارد.

۳. اگر مشتری عددی را اشتباه زد چه می‌شود؟

می‌توانید تعریف کنید که اگر عدد اشتباه زد، خودکار وصل شود به اپراتور (۱۰۱) تا تماس از دست نرود.

هنوز سوالی دارید؟ راه‌اندازی سانترال شاید در نگاه اول ساده باشد، اما ریزه‌کاری زیاد دارد. اگر وسط کار گیر کردید یا حس کردید تنظیمات بهم ریخته، نگران نباشید. همکاران ما در بخش فنی عصر ارتباطات قائمین آماده‌اند تا مشاوره و راهنمایی فوری و رایگان به شما بدهند. یک تماس بگیرید تا مشکلتان را حل کنیم.