راهنمای خرید دستگاه سانترال؛ ۵ رازی که فروشندگان به شما نمی‌گویند

تا به حال شده وارد یک فروشگاه شوید و احساس کنید فروشنده فقط می‌خواهد جنسی را به شما بفروشد، بدون اینکه برایش مهم باشد آن کالا واقعاً به درد شما می‌خورد یا نه؟ متاسفانه در بازار تجهیزات اداری و مخابراتی، این اتفاق زیاد می‌افتد. خرید دستگاه سانترال یکی از همان تصمیم‌های مهمی است که اگر با عجله گرفته شود، می‌تواند ماه‌ها شما و کارمندانتان را کلافه کند.

خیلی از مدیران فکر می‌کنند سانترال فقط یک جعبه تقسیم تلفن است! اما واقعیت اینجاست که این دستگاه، قلب تپنده ارتباطات شرکت شماست. اگر درست کار نکند، مشتری پشت خط می‌ماند، پرسنل کلافه می‌شوند و در نهایت فروش شما آسیب می‌بیند.

ما در تیم فنی عصر ارتباطات قائمین، بارها دیده‌ایم که مشتریان هزینه‌های سنگینی برای سیستمی کرده‌اند که اصلا مناسب کارشان نبوده است. در این مقاله نمی‌خواهیم شما را با اصطلاحات پیچیده فنی گیج کنیم. هدف ما این است که به زبان ساده به شما بگوییم چطور یک خرید هوشمندانه داشته باشید و از ۵ نکته مهمی پرده برداریم که معمولاً در بازار فروش سانترال به شما نمی‌گویند.

راهنمای خرید دستگاه سانترال: چرا انتخابِ اشتباه سانترال، پرهزینه است؟

شاید با خودتان بگویید: «حالا یک دستگاه تلفن است دیگر، چه فرقی می‌کند؟» اما فرقش در جزئیات است. تصور کنید یک روز کاری شلوغ است؛ تلفن‌ها زنگ می‌خورند اما خط آزاد ندارید، مشتری نمی‌تواند پیغام بگذارد، یا صدای مکالمه خش‌دار است.

انتخاب غلط در خرید دستگاه تلفن سانترال یعنی:

• دور ریختن پول: خرید دستگاهی که ۶ ماه بعد باید عوضش کنید.
• از دست دادن مشتری: مشتری که بوق اشغال بشنود، سراغ رقیب شما می‌رود.
• هزینه‌های پنهان: مجبور می‌شوید مدام برای تعمیرات یا اضافه کردن قطعات جدید پول خرج کنید.

پس قبل از اینکه کارت بانکی‌تان را بیرون بیاورید و درگیر قیمت دستگاه سانترال شوید، بیایید نیازهایتان را دقیق بررسی کنیم.

۱. تعیین ظرفیت (فرمول ساده محاسبه خط شهری و داخلی)

اولین سوالی که هر فروشنده‌ای از شما می‌پرسد این است: «چند تا خط دارید؟» اینجا جایی است که نباید حدسی جواب بدهید. برای اینکه در تله خرید سانترال ارزان اما ناکارآمد نیفتید، از این روش ساده استفاده کنید:

الف) محاسبه تعداد خط شهری (خط‌های مخابرات)

خط شهری همان شماره‌های ۸ رقمی یا ۵ رقمی است که از مخابرات خریده‌اید.

• قانون طلایی: لازم نیست به ازای هر کارمند یک خط شهری داشته باشید! معمولاً به ازای هر ۳ تا ۴ کارمند اداری، ۱ خط شهری کافی است.
• نکته مهم: همیشه ۲۰ درصد بیشتر از نیاز امروزتان در نظر بگیرید. اگر امروز ۴ خط دارید، دستگاهی بخرید که حداقل قابلیت پشتیبانی از ۶ یا ۸ خط را داشته باشد.

ب) محاسبه تعداد خط داخلی (تعداد پرسنل)

این بخش مستقیماً روی قیمت سیستم تلفن سانترال تاثیر می‌گذارد.

1. تعداد پرسنل فعلی را بشمارید (هر میز یک تلفن).
2. دستگاه‌های دیگر را فراموش نکنید (دستگاه فکس، دستگاه کارت‌خوان متصل به تلفن، اتاق کنفرانس).
3. آینده‌نگری: اگر قرار است سال آینده ۲ منشی جدید استخدام کنید، همین امروز ظرفیتش را در نظر بگیرید.

تجربه ما در عصر ارتباطات قائمین: بارها مشتریانی داشتیم که دستگاهی با ظرفیت ۸ داخلی خریدند، اما وقتی نفر نهم استخدام شد، مجبور شدند کل دستگاه را با ضرر بفروشند و یکی دیگر بخرند. پس به دنبال خرید دستگاه سانترال کم ظرفیت که جای رشد ندارد، نباشید.

۲. انتخاب تکنولوژی: آنالوگ یا ویپ؟ (کدام به جیب شما می‌خورد؟)

در بازار فروش دستگاه سانترال، شما کلاً با دو مدل اصلی روبرو هستید. بیایید خیلی ساده تفاوتشان را با هم بررسی کنیم:

مدل اول: سانترال‌های آنالوگ (سنتی و قدیمی)

این‌ها همان دستگاه‌های همیشگی هستند که با سیم‌کشی مخابراتی کار می‌کنند.

• خوبی‌ها: قیمت اولیه ارزان‌تر است، راه‌اندازی‌اش ساده است و اگر اینترنت قطع شود، تلفن قطع نمی‌شود.
• بدی‌ها: برای هر میز باید سیم‌کشی جداگانه انجام شود، امکاناتش محدود است و نمی‌توانید تلفن را راحت جابجا کنید.
• مناسب برای: دفاتر کوچک، مطب‌ها و جاهایی که قرار نیست تغییرات زیادی داشته باشند. مدل‌هایی مثل سانترال پاناسونیک TES824 در این دسته قرار می‌گیرند و در ایران بسیار پرطرفدارند.

مدل دوم: سانترال‌های تحت شبکه یا ویپ (VoIP)

این مدل، نسل جدید تلفن‌هاست که صدا را از طریق کابل شبکه (مثل اینترنت) منتقل می‌کند.

• خوبی‌ها: کیفیت صدا عالی است، نیاز به سیم‌کشی مجزا ندارد (از کابل شبکه کامپیوتر استفاده می‌کند)، امکان دورکاری دارد (می‌توانید با موبایل به تلفن شرکت وصل شوید).
• بدی‌ها: قیمت دستگاه سانترال تلفن و گوشی‌های آن کمی گران‌تر است و به برق و پایداری شبکه وابسته است.
• مناسب برای: شرکت‌های در حال رشد، استارتاپ‌ها و کسانی که می‌خواهند شعبه‌های مختلف را به هم وصل کنند.

خلاصه: اگر بودجه محدود دارید و دفترتان کوچک است، آنالوگ بخرید. اگر به آینده و تکنولوژی فکر می‌کنید، قطعاً ویپ (VoIP) انتخاب بهتری است.

۳. قابلیت توسعه (کارت‌های افزایشی چیست؟)

این یکی از همان رازهایی است که خریدار دستگاه سانترال معمولاً دیر متوجه آن می‌شود. دستگاه‌های سانترال مثل کیس کامپیوتر هستند؛ یعنی شما یک “بدنه اصلی” می‌خرید که خالی است و باید قطعات (کارت‌ها) را به آن اضافه کنید.

ممکن است هزینه دستگاه سانترال در پیش‌فاکتور خیلی پایین باشد، اما دقت کنید که آیا این دستگاه “جای خالی” برای اضافه کردن کارت دارد یا خیر؟

• کارت خط شهری: برای وقتی که خط تلفن جدید می‌خرید.
• کارت داخلی: برای وقتی که کارمند جدید استخدام می‌کنید.

هنگام خرید سانترال ایرانی یا خارجی، حتماً از فروشنده بپرسید: «آقا، اگر سال بعد بخواهم ۴ تا خط اضافه کنم، این دستگاه جا دارد یا باید عوضش کنم؟»

۴. امکانات جانبی ضروری (چیزهایی که حتماً لازم دارید)

وقتی در حال مقایسه قیمت سانترال هستید، حواستان باشد که بعضی امکانات در برخی دستگاه‌ها “آپشن” محسوب می‌شوند و باید جداگانه پول بدهید.

۱. نمایشگر شماره (Caller ID):

باورتان می‌شود؟ در خیلی از مدل‌های قدیمی، اگر کارت کالر آی‌دی را نخرید، شماره کسی که زنگ می‌زند را نمی‌بینید! حتماً چک کنید که این قابلیت در پیش‌فاکتور شما باشد.

۲. منشی تلفنی گویا (DISA):

همان صدایی که می‌گوید: «سلام، برای ارتباط با واحد فروش عدد ۱ را بزنید». این قابلیت کلاس کاری شما را بالا می‌برد. مطمئن شوید دستگاه انتخابی شما این قابلیت را دارد.

۳. درب‌بازکن:

اگر می‌خواهید منشی با زدن یک دکمه روی تلفن، درب شرکت را باز کند، نیاز به کارت مخصوص درب‌بازکن دارید.

۵. هزینه‌های پنهان (نصب، کابل و لایسنس)

شما در اینترنت قیمت تلفن سانترال مرکزی را سرچ می‌کنید و مثلاً عدد ۵ میلیون تومان را می‌بینید. اما وقتی کار تمام می‌شود، فاکتور نهایی ۸ میلیون تومان شده است! چرا؟ چون فروشنده قیمت “خودِ دستگاه” را گفته است.

مواردی که باید بودجه‌اش را کنار بگذارید:

• هزینه نصب و برنامه‌ریزی: سانترال نیاز به متخصص دارد تا تنظیمش کند. این کار هزینه دارد.
• کابل‌کشی: اگر دفترتان کابل‌کشی ندارد، هزینه سیم و داکت و اجرت نصاب را فراموش نکنید.
• تلفن مدیریتی (اپراتوری): شما حداقل به یک تلفن پیشرفته برای برنامه‌ریزی دستگاه نیاز دارید که گران‌تر از تلفن‌های معمولی است.
• برق اضطراری (UPS): اگر برق برود، تلفن‌های شما قطع می‌شود. پس خرید یک باتری یا UPS کوچک ضروری است.

ما در عصر ارتباطات قائمین همیشه در همان ابتدا، یک برآورد قیمت کامل به مشتری می‌دهیم تا با هزینه‌های یهویی شوکه نشود.

۶. معرفی برندهای بازار ایران

در بازار ایران برای تلفن سانترال خرید و فروش‌های زیادی انجام می‌شود، اما چند برند اصلی وجود دارد:

پاناسونیک (Panasonic)؛ قدیمی و مطمئن

وقتی حرف از خرید سانترال پاناسونیک می‌شود، یعنی خیالتان از بابت خرابی راحت است.

• سری کم‌ظرفیت (TES/TEM): جان‌سخت‌ترین دستگاه برای دفاتر کوچک.
• سری پرظرفیت و تحت شبکه (NS): اگر شرکت بزرگی دارید، مدل‌های سری NS (مثل NS500) عالی هستند چون هم خطوط قدیمی را ساپورت می‌کنند و هم تکنولوژی جدید ویپ را. فروش سانترال پاناسونیک در ایران همچنان رتبه اول را دارد.

برندهای چینی (Yalink & Grandstream)

اگر دنبال سیستم‌های مدرن ویپ با قیمت مناسب هستید، این برندها گزینه‌های خوبی هستند. هزینه سانترال تلفن با این برندها معمولاً به صرفه است و امکانات خوبی می‌دهند.

سانترال‌های نرم‌افزاری

این روزها خیلی‌ها از سرورهای کامپیوتری برای سانترال استفاده می‌کنند (مثل نرم‌افزار ایزابل). این روش انعطاف‌پذیری بالایی دارد اما نیاز به نگهداری دقیق‌تری دارد.

نتیجه‌گیری: چک‌لیست نهایی قبل از خرید

به پایان مقاله رسیدیم. حالا شما دید بازتری نسبت به بازار دارید. قبل از اینکه اقدام به خرید سانترال کنید، این ۵ سوال را از خودتان بپرسید و تیک بزنید:

1. [ ] تعداد دقیق خطوط شهری و داخلی‌ام را (با حساب ۲۰٪ اضافه برای آینده) نوشتم؟
2. [ ] تصمیم گرفتم که تکنولوژی قدیمی (آنالوگ) می‌خواهم یا جدید (ویپ)؟
3. [ ] مطمئن شدم که دستگاه قابلیت ارتقا در آینده را دارد؟
4. [ ] امکانات جانبی مثل کالر آی‌دی و منشی تلفنی را در فاکتور چک کردم؟
5. [ ] بودجه‌ام را با احتساب هزینه نصب، کابل‌کشی و تلفن‌ها بستم؟

قیمت سانترال مهم است، اما مهم‌تر از آن، خدمات پس از فروش و مشاوره درست است. یک خرید اشتباه می‌تواند آرامش دفتر کار شما را به هم بریزد.

قدم بعدی چیست؟

اگر هنوز شک دارید که کدام مدل برای دفتر شما مناسب‌تر است یا می‌خواهید یک برآورد دقیق از قیمت دستگاه سانترال داشته باشید، پیشنهاد می‌کنیم همین حالا با کارشناسان ما در عصر ارتباطات قائمین تماس بگیرید. ما بر اساس نقشه دفتر و نیاز شما، بهترین و اقتصادی‌ترین پیشنهاد را به شما ارائه می‌دهیم. مشاوره ما کاملا رایگان است، اما جلوی ضررهای آینده و هم اکنون شما را خواهد گرفت.